Las mejores empresas organizadoras de eventos en Valencia

Todo lo que necesitas saber sobre Agencias de Eventos en Valencia

Contratar una empresa organizadora de eventos tiene muchas ventajas: aportan experiencia en la planificación y coordinación del evento, pueden ahorrar costes al evitar errores de planificación y gracias a los convenios que tienen con proveedores, y además conocen las novedades y últimas tendencias. Todo el que haya organizado un evento sabe que surgen imprevistos y contar con agencias profesionales puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Existen numerosas agencias de eventos en Valencia que pueden ayudarte en la organización integral de tu evento o en áreas específicas del mismo como la coordinación del alojamiento y servicio de catering, la comunicación del evento o la búsqueda y selección del mejor espacio.

Factores a considerar en la organización de un evento

Objetivos del evento: Es sumamente importante tener claros los objetivos que se persiguen, los resultados que esperamos del evento y como vamos a medir su éxito. ¿Porqué lo organizamos? y ¿Para qué lo organizamos? Son preguntas clave que tenemos que contestar antes de planificar un evento y necesitamos cuantificar el éxito del evento en base a datos cuantitativos.

Definición del presupuesto: El presupuesto va a condicionar el tipo y formato de evento que queremos organizar y debe incluir el coste interno de tiempo y recursos de empleados e instalaciones además del coste externo. Siempre hay que dejar una partida de extras o imprevistos que cubra al menos un 5-10% del presupuesto final.

Selección del espacio: El lugar de celebración está condicionado por el formato de evento que vamos a organizar, el número de invitados y la época del año en la que se celebra, . En eventos con gran aforo los espacios disponibles son limitados y hay que gestionar su reserva con mucha antelación. En Valencia existe una amplia oferta de hoteles, espacios singulares, espacios rurales, recintos feriales o palacios de exposiciones y otros espacios para albergar eventos corporativos de cualquier tamaño y formato.

Comunicación del evento: La comunicación debe planificarse también y puede condicionar el éxito o fracaso del evento. Es igual de importante la comunicación previa para asegurar una asistencia alta, la comunicación durante el evento para hacer llegar nuestro mensaje de una forma adecuada y la comunicación posterior al evento para mantener y potenciar la relación de la empresa con sus clientes. Además, el feedback recibido nos ayudará a implementar un proceso de mejora continua en la organización de nuestros vénetos.

Restauración, medios técnicos y entretenimiento: Cada evento tiene unos requerimientos específicos en lo relativo a los servicios de catering, medios audiovisuales, entretenimiento y otras cuestiones que no se pueden improvisar. Una buena planificación permite optimizar el presupuesto y minimizar riesgos.

Transporte y alojamiento: En el caso de grandes eventos hay que considerar todos los detalles para asegurar el confort de los invitados que incluye su estancia y movilidad en la ciudad.

Asesoramiento externo: Contar con una agencia de eventos profesional es recomendable en cualquier tipo de evento corporativo, especialmente en el eventos grandes o complejos que no se puedan organizar de forma integral con los medios humanos de la empresa.

Honorarios, precios y tarifas

Si quieres saber cuánto cuesta una agencia de eventos en Valencia, existen distintos tipos de tarifas o fees para establecer los precios. Hay organizadores de eventos que cobran un porcentaje de la cantidad total invertida. Otras agencias cobran una tarifa plana que se calcula en base al tamaño del evento y su complejidad. También hay que empresas que establecen un fee por horas, estimando cuanto tiempo de gestión van a invertir en las distintas tareas de diseño, planificación y ejecución.

Tipos de eventos

Hay multitud de tipología de eventos y una primera clasificación se podría establecer en función de si se trata de un evento interno con empleados o miembros de la organización, o un evento externo que suele ampliar el público a clientes, proveedores y otros agentes del sector. Independientemente de esta consideración podemos establecer estos tipos de eventos de empresa o corporativos:

Lanzamiento o presentación de producto: Destinados a dar a conocer un nuevo producto o servicio o la llegada de una empresa a un nuevo mercado.

Rueda de prensa: Sirven para dar a conocer información importante sobre la empresa, resultados trimestrales o anuales o lanzamiento de nuevos productos o líneas de negocio.

Congresos, seminarios y conferencias: Pueden ser corporativos, científicos, culturales,e educativos o institucionales. Su complejidad varía en función del tamaño, número de ponentes y tipo de público. No es lo mismo público local que invitados de otras ciudades o países que necesiten alojamiento y manutención.

Feria comercial: combinan una sala de expositores que presentan sus marcas en distintos stands con actividades y conferencias en salas independientes.

Reunión de empresa o directivos: Pueden ser reuniones sencillas en la ciudad donde tiene la sede la empresa o reuniones más sofisticadas como los viajes de incentivos que conllevan una logística más compleja.

Team building: Son un tipo específico de las anteriores que incluyen actividades pensadas para fomentar el trabajo en equipo y potenciar los valores de la empresa.

Junta de accionistas: Es un evento formal que en el caso de grandes compañías puede requerir la ayuda de una empresa organizadora externa por su tamaño y complejidad.

Eventos deportivos: Los grandes eventos deportivos cuentan con especialistas profesionales que se ocupan de la planificación y coordinación de todos los aspectos.

Eventos culturales: Pueden ser grandes eventos relacionados con el mundo del arte o la literatura como la entrega de precios o una exposición de envergadura. Aquí también se incluyen los grandes conciertos que tienen unas necesidades especiales y por tanto requiere que se organicen con empresas especializadas.

Tipos de empresas organizadoras de eventos en Valencia

Ámbito de actuación: existen muchas agencias en Valencia que operan exclusivamente a nivel local y otras que pueden dar servicio y cobertura a sus clientes en todo el territorio nacional o incluso en destinos internaciones.

Especialización por sector: Cada vez se existe más especialización y aunque hay numerosas agencias trasversales que cubren cualquier sector, existen otras especializadas en eventos de sector farmacéutico, eventos académicos e institucionales del ámbito educativo, agencias especializadas en marcas de lujo u otras que operan en el ámbito de la tecnología.

Especialización por tipo de evento: Principalmente enfocadas a evento social o evento de empresa. Dentro del evento corporativo encontramos organizadores profesionales de congresos (OPC), muy relacionados con lo que se denomina MICE (reuniones, incentivos, conferencias y exposiciones), agencias de incentivos o empresas de eventos muy orientadas al lanzamiento de nuevos productos con un alto componente de marketing.

Especialización funcional: Por un lado, tenemos las agencias denominadas 360 que ofrecen un servicio integral que cubre toda la planificación, ejecución y seguimiento del evento, y por otro lado tenemos empresas especializadas en diferentes partes de la cadena de valor como las agencias de producción de eventos, las empresas de relaciones públicas o las agencias de comunicación.

Responsabilidad social corporativa en eventos

Los aspectos medioambientales y sociales cobran cada vez más importancia en el mundo de la organización de eventos. Se intenta minimizar el impacto en el medio ambiente cuidando aspectos relacionados con el consumo de energía y recursos, la gestión eficiente de residuos y el uso eficiente de medios de movilidad y elección de los tipos menos contaminantes. También los aspectos sociales son tenidos en cuenta por los clientes y las empresas de eventos prestando atención a todo lo relacionado con la accesibilidad a los espacios, el impacto en la comunidad local y los factores de inclusión.

Eventos privados

También existen empresas organizadoras de eventos especializadas en fiestas, bodas u otro tipo de celebraciones particulares. En muchos casos, el hecho de que se trate de un evento particular no quiere decir que no tenga complejidad por lo que se recomienda la ayuda de profesionales externos cuando se trate de un evento con numerosos invitados o los anfitriones no dispongan de tiempo suficiente para la planificación y organización del mismo. Los organizadores de fiestas en Valencia cada vez son más demandados porque facilitan mucho toda la gestión de la celebración.

¿Cuando contratar una agencia de eventos en Valencia?

La planficicación del evento debe hacerse con antelación y la contratación de profesionales que nos ayuden también, espacialmente si celebramos nuestro evento en la época más concurrida del año. Ya facilitamos información sobre los meses con más demanda de empresas organizadoras de eventos y la antelación con la que nuestros usuarios solicitan estos servicios.

Demanda por meses de Agencias de eventos en Valencia

¿Con cuántos meses de antelación solicitan nuestros usuarios Agencias de eventos en Valencia?

Consejos para contratar Agencias de eventos en Valencia

1. Establece un presupuesto máximo que quieres invertir en el evento.

2. Pide presupuesto a varias empresas, para comparar sus tarifas y ver que opciones incluyen las diferentes propuestas.

3. Asegúrate que las agencias cumplen la normativa laboral y que todo el personal involucrado en el evento está dado de alta en la Seguridad Social. Esto evitará problemas en caso de incidencias o accidentes laborables durante la celebración del evento.

4. Además del precio, hay que tener en cuenta la experiencia y calidad de la agencia y sus profesionales. Recaba información y opiniones de otros clientes.

5. Facilita toda la información que puedas a la agencia. Un buen breafing es la mejora herramienta para diseñar y ejecutar correctamente el evento.